ライフマスター(人生の達人)への道

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タスク管理術で仕事と時間の悩みを解消したい

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 こんにちわ、早尾清(@hayaokiyoshi)です。

 

タスク管理術で解決できることは、個別のタスクを理解、把握すること、スケジュールへの適切な配置ができること、実行の記録をして管理できること、それによって不安や自信のなさを解消することです。

 

この記事では、私のタスク管理を始める前の状況を紹介しながら、それがどう解決されるのか、希望的な予想を描いてみます。

 

 

目も当てられないタスク管理の現在の状況

まず、簡単に私がしている仕事の内容をあげてみます。

  • 日常的なルーチン(メール連絡、報告、かんたんな出納管理、かたづけなど)
  • 定期的にOutputする仕事(これがメインの仕事、一週間に2つ、加えて月に3つぐらい)
  • 不定期なセットアップされた会合(オンライン、オフラインなど)
  • 突発的に求められる対応(トラブルへの対応、なんでも屋など)
  • 家族から頼まれていること(買い物、家事、調べ物など)

 

理想のイメージとしては

日常的なルーチンを簡単に、手短にこなし、
定期的なアウトプットのための質の高い時間を十分に確保し、
残りのできるだけ多くの時間をオープンにして、
会合やトラブル対応などにあてる、という感じでしょうか。

 

いまどうやって管理しているか

いまこの仕事をどうやって管理しているかというと

  • スマートフォンのアプリ「Todoist」でTO DOリストを作成
  • 紙の手帳で、用事、一日の行動スケジュールを管理
  • 紙のメモやノート、スマートフォン内のメモで補足

というふうになっています。

 

私がタスク管理で解決したいと願っている状況

では、実際に、私が困っている状況、問題点です。

あわせて、考えられる原因もあげてみます。

 

  • 一日にやろうとしたことが全部終わることは、ほとんどない
    原因) やろうとすることが多すぎる
    原因) 予定外のことで時間をとられる

  • 定期的なアウトプットが惰性、時間を確保できていない
    原因) スケジュールの中で優先順位が低くなっている
    原因) あてがわれている時間帯が悪い

  • 不定期な仕事があると他にしわよせがいく
    原因) 週単位のスケジュール管理だと調整しにくい
    原因) 全体的に余裕がなく、流動的な余地が残っていない

  • 突発的な対応が生じると、時間を損したと感じる
    原因) 全体的に余裕がなく、流動的な余地が残っていない
    原因) 十分な時間がない、という強迫観念をもっている

  • 細々した日常的ルーチンをこなすのが気が重い
    原因) 具体的にではなく、観念的に負担が大きいと感じている
    原因) 自分がやらなくてもいいことをやっている

  • 週ごとの振り返りの時間がとれたことがない
    原因) 振り返りとして何をすべきかが決まっていない
    原因) 振り返りをすることのメリット、しないことのデメリットを理解していない

  • 家庭のことに気が回らずあとまわしになり、後ろめたい
    原因) どの時間でどうこなすか、仕組みが定まっていない
    原因) 時間、関心など、割り当てているリソースが不足している

  • もっとクリエイティブなことをする時間を確保したい
    原因) たまにある時間的な余裕を有効に活用していない
    原因) インプットのための時間が確保されていない

  • 一日終わったとき、何をしていたのかわからない日がある
    原因) 絶対すべきこと、可能ならすべきことの区別がついていない
    原因) 実際にしたことの記録が何も残っていない

  • まとまった大きなことが最後まで手付かずになることが多い
    原因) どういう手順で取り組むか、分解されていない
    原因) 日常的なことでスケジュールがすでに埋め尽くされている

  • アウトプットのために長い時間取り組むような集中力が続かない
    原因) アウトプットまでのプロセスが仕組み化されていない
    原因) 適切な時間帯、時間の長さ、前後のスケジュールになっていない

  • 午後に昼寝をすると効率が落ちる
    原因) 昼寝後にふさわしくない仕事を割り当てている
    原因) 適切な時間に昼寝をしていない

  • 頼まれて後でやろうと思ったことを忘れることが多い
    原因) メモをタスク管理に組み入れることに困難を覚えている
    原因) 新たに生じた仕事の段取りの見通しをすみやかにつけていない

  • 常にやらなければいけないことが頭にちらついている
    原因) いつどのタスクをやるかについて管理できている自信がない
    原因) 進捗状況をスムーズに確認できるようになっていない

あらためて振り返ってみると、けっこう重症だな、と思います。
それでも、いま手をつけないと、もっと深刻になってしまいます。

 

これ以上は悪くなりようがない、と開き直って、
これから取り組むタスク管理に期待することにします。

 

タスク管理術がもたらす解決

結局のところ、私はタスク管理術を身につけて、こういうふうにできたらいいな、と願っています。

  • タスクをもれなくリストアップする
  • タスクひとつずつを的確に把握する(行程、所要時間、優先度、時間帯)
  • 実行可能なタスクとして整備する
  • 時間帯の性格付けをはっきりさせる
  • 流動的なことに対応できる時間の余白を確保する
  • 一日単位でタスクに適切な時間帯、時間数を割り振る
  • 週単位、月単位で、タスクの配分を調整をする
  • タスクの適切な実行を促す
  • 処理したタスクについて記録を残す
  • 確認、振り返りによって、タスク管理の実感を得る

 

書き出していながら、こんなことできるんだろうか、と不安になってきました。
なんせ、根がいいかげんで、大雑把なものですから。
おまけに飽きっぽいときていますからね。

 

新しいツールで、新しく取り組む、という目新しさだけを頼りに、さっそくはじめることにします。