ライフマスター(人生の達人)への道

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【たすくま日記】23日目 2018年タスク管理最強システムを完全解説します

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こんにちわ。はやおきよし(@hayaokiyoshi)です。

 

昨日、たすくまのある生活に再チャレンジすることを決めました。

 

lifemaster.hateblo.jp

 

鉄は熱いうちに打て、ということで、たすくまを中心にした、トータルなタスク管理を考えてみました。

じゃじゃーん。

 

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今日は、このシステムの解説をします。

 

使うツールは4つ

本当は、一つのツールで、すべてが管理できればいいと思うのですが、そういうものは見当たらないようです。

 

それよりは、やはりそのツールが得意とするところを大いに活用して、あとはツール間の連携をできるだけスムーズにすることを考えました。

 

使うツールと、その用途は以下のとおりです。

  • Dynalist 関わっているプロジェクトの進捗状況を管理します。関連することなどをすべてメモしていくことができるのが、非常に便利です。
  • Googleカレンダー 予定を管理します。いままで紙の手帳でやっていたことのかわりです。繰り返し設定がよくできているのと、時間帯の変更がスムーズなところが気に入っています。
  • たすくま 言わずと知れた、このタスク管理の肝心のツールです。毎日のタスクを実行し、記録をとっていくのにフル回転の活躍です。
  • Evernote たすくまからログを出力して、毎日の行動記録として保管します。レビューや、あとからの検索で実力を発揮します。

 

どれも、その分野では最強と言われるツールばかりを揃えました。

 

では、このタスク管理オールスターズにどうやって働いてもらうのでしょうか?

 

 

タスク管理ツールの流れるような連携

図を見てもらいながら、順を追っていくとわかると思うのですが、それぞれのツールからの連携が、驚くほどスムーズです。

 

たとえば、発表の資料作成の担当になったとします。締切は2週間後です。これはプロジェクトの発生です。
その場合、Dynalistの発表プロジェクトの項目の下に、資料作成という項目を追加します。締切は2週間後、内容は、提出先は、などわかっていることをメモします。

 

さらに、上司と相談をするための時間を約束しました。これは予定の発生です。
その場合、Googleカレンダーに場所と時間を登録します。

 

そのために、会議室の予約が必要です。これはタスクの発生です。
この場合、たすくまに会議室予約というタスクを、いつするかを含めて登録します。

 

こうしてそれぞれ登録したものが、前日の夜に、たすくまにタスクとして勢揃いすることになります。

 

具体的には、週のはじめに、まずGoogleカレンダーで、一日一日の時間枠を設定します。すでに入っている予定を確認しながら、空いている時間にプロジェクトに取り組む時間と、ルーティンワークをする時間を組み込む感じです。そのとき、Dynalistを見ながら、どのプロジェクトにどれくらいの時間取り組むかを定めます。

たとえば、火曜日は午前2時間ルーチンワーク、もう2時間はプロジェクト、午後は外回り、夕方は打ち合わせ、というようなイメージです。

こうして出来上がったスケジュールを、Googleカレンダーできちんと管理します。

 

このGoogleカレンダーを、前日の夜に、たすくまにタスクとして呼び込みます。
これは、明日のタブで、作成をタップすることによって、簡単に実現します。

 

あとは、たすくまでひたすらポチポチしながら、タスクを実行していくのみです。
記録の必要なものは、メモを追記していきます。

 

そして、最後の仕上げは、Evernoteにたすくまの実行ログを出力する、と。
この出力がレビューの材料になり、これからのタスク管理にフィードバックされていくことになります。

 

 

どやっ!

とりあえず、机の上でかんがえたところでは完璧です。

 

しばらく、これで運用していきます。