【たすくま日記】25日目 Dynalistをプロジェクト管理に使う方法を紹介します。
こんにちわ。はやおきよし(@hayaokiyoshi)です。
昨日の記事では、タスク管理システムの中でのGoogleカレンダーの使い方を紹介しました。
今日は、タスク管理の中で、Dynalistをどう使うか、紹介します。
Dynalistとは？
Dynalistは、本来アウトライナーといわれるアプリケーションです。
執筆するときに、アウトラインを定めながら書き進めていくときに重宝します。
Dynalistは、アウトライナーとしても、もちろん優秀です。
ただ、それ以上に活用できてしまいます。
それで、ライフハック界では、多くの人のお気に入りになっています。
たとえば、何が秀逸かというと
- なんでもメモできる。特に、無料の範囲でも、書き込む量に制限がない、というのはすばらしい。
- 階層化が簡単。アウトライナーですから、当たり前。でも、階層ごと移動することがスムーズで、びっくりします。
- タグ付け、時間の設定などができる。このへんが高機能です。特に時間を設定できるところが、タスク管理的にはとても便利。
Dynalistの守備範囲は、プロジェクト管理
では、タスク管理の中で、Dynalistはどの部分を担当していくことになるのでしょうか。
それは、プロジェクトの管理です。
いま自分はどんなプロジェクトに関わっていて、そこにはどんなタスクがあるのか、を把握することです。
よくありがちなのは、関わるプロジェクトが整理されていない、という状況です。
あのプロジェクト、このプロジェクト、あれも、これも、と焦りの原因になります。
どのプロジェクトで、自分が何を担当し、どんなタスクをするのか、とにかく記録されている必要があります。
そうでないと、全部頭で覚えていないといけないし、もしかして何かを忘れていないか、と絶えず不安に思うものです。
Dynalistでは、関わるプロジェクトを全部書き出し、それをさらに細分化していって、具体的なタスクの形に落とし込むことができます。
さらに、先程も書いたように、ひとつひとつのタスクに日時を設定できます。開始日、あるいは締切日として設定することが可能です。
もうひとつ特筆すべきことは、かんたんにメモを書き加えることができることです。内容についてでも、アイデアでも、連絡先でも、どんなことでもOKです。タスクにくっつけるメモを作成することができます。
Dynalistの具体的な活用方法
では、Dynalistを具体的にどう使うかを紹介します。
タスク管理用のファイルを作成
まず、一回きりの作業です。一番はじめに、タスク管理で扱うファイルを作成します。
プロジェクトの登録、タスクの作成
そのファイルの中に、自分が関わっているプロジェクトを、どんどんリストにしていきます。
仕事の中のプロジェクト、プライベートのプロジェクトなど分類したくなりますが、一覧性が大事なので、私は分類していません。20以上のプロジェクトが出てくるようなら、分類するのもいいかもしれません。
そして、プロジェクトの中に、自分がしなくてはいけないタスクを親タスクとして書き出します。さらに一つずつの親タスクについて、具体的に取り組む手順を子タスク、孫タスクとして書き出していきます。あんまり一生懸命に細分化していかなくてもOKです。
およそ、60分程度のタスクになったところで、行頭にチェックボックスを設定します。これで当面やるべきこととして、タスク化されました。
これからも、プロジェクトで進展があるたびに、Dynalistのリストを更新します。主な目的は、60分程度のタスクにまで落とし込むこと、具体的な取り組みの助けになる材料を全部メモにしておくことです。
タスクを終えたものは、チェックを入れて、実行済みにしておきましょう。
一週間のスケジューリングでの活用
一週間のスケジューリングをするときに、チェックボックスのついたタスクだけを表示させます。
その方法は、検索窓に is:checklist と打ち込んで検索するだけです。(この検索自体をブックマークしておくと便利)
今週取り組むべきタスクを、Googleカレンダーのほうで、プロジェクトに取り組む時間にあてはめていきます。
Dynalistを有料で使えば、この作業を自動化することができます。タスクに時刻を設定すると、Googleカレンダーに読み込まれるようになるからです。
無料で使う場合は、手動登録です。
カレンダーに登録するときに、Dynalistのタスクの個別リンクを取得しておきましょう。
このリンクをGoogleカレンダーのメモに追加しておきます。子タスクやメモなどを簡単に参照できるようになります。
Dynalistの使いこなし方は、まだまだたくさんあります。
たとえば、ショートカットキーの使い方や、タグの付け方などです。
このへんについては、またの機会に紹介することにします。
