【たすくま日記】31日目 時間がない人にたすくまをおススメする3つの理由
昨日が七夕だって、いま気が付きました。
はやおきよし(@hayaokiyoshi)です。
たすくま日記を書いてきて、31日目にして知ったことがあります。
たすくまはtasukumaではない。taskumaだということ。
知りませんでした。
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【たすくま日記】30日目 たすくまについて、ありがちな10のミス
使ってる人には超絶便利だと思われているたすくまですが、どんな使い方をしても大丈夫なわけではありません。
ありがちなミスをまとめてみました。
- アプリの値段が高い、と手を出さずに終わってしまう。一年使うことを考えれば一日10円、3ヶ月でも一日40円。このアプリでタスク管理が劇的に変わることを考えると、決して高い買い物ではないはず。
- できるだけ細かく、すべてのことを記録しようとして、挫折してしまう。最初1-2週間かけて、リピートタスクにほぼすべての行動パターンがそろってくるまで、わりと気楽に記録していくほうがいい。そのうち自然に、爪切りなんかも、タスクとして登録され、定着していくので。
- 気が向いたら登録しよう、と思って、いくつもタスク登録をためこんでしまう。ため込むと、どうしても時間の記録の部分があやふやになる。なので、できるだけため込むのは1つか2つに。最初のうちは、それより前のものは気にしない、と割り切ってしまうのも手。
- 考えすぎてプロジェクトやタグの設定ができない。確かに、振り返りをする経験を積んでみないと、自分にとってぴったりのプロジェクトやタグの設定がわからない。すべてのタスク登録について、あとからプロジェクトやタグを付け直すことは現実的ではないが、その必要もない。最適なものが見つかったら、そこから新たに登録して始めればいいだけ。
- タスクの登録を自動化しようとしすぎて、かえってめんどくさくなる。人によって、どうやってタスク登録をするのが一番手軽で忘れないかは異なってくる。自分なりの方法を見つけることが大切。たすくまを起動して直接入力することも、案外手間がかかるわけではない。
- たすくまがアップルウォッチに対応していて便利だと聞き、アップルウォッチ4が秋に発売になると聞いて、じゃぁたすくまも秋になったら始めようと思う。いやいや、ウォッチがなくても十分に使えるから、いますぐたすくまを始めたほうがいい。
- 結局、朝一番の時間帯や、夜遅くの時間帯に、未処理のタスクがいつまでも残っている。2種類の原因がある。ひとつは処理できるタスクになっていないこと、この場合はいくつかのタスクにまでわけて、実際の予定日時を決める。もうひとつは、いつかやればいいことの場合、そういうタスクはたすくま以外の備忘録システムをもっていたほうがいい。
- せっかく記録したのに、振り返りの時間を持たない。たすくまは、記録することが一番の目的ではなく、記録の蓄積を今後のタスク処理に活かすことが目的。どういう時間の使い方をしているのか、率直な振り返りをしよう。
- スマホをいじってばかり、と家族からクレームがつく。プライベートでも記録をとろうと思うと、スマホを操作する頻度は上がる。何をしているのか、家族や友人に言っておかないと、無用なトラブルのもとになる。自分の時間管理、タスク管理スキルがあがれば、その人たちのためにもなることを力説して説得するか、潔くプライベートの記録はあきらめるべし。
- 全行動の記録をのぞき見されて修羅場に陥る。たすくまはロック機能がない。そのことは、あらかじめ知っておくように。
みなさんの中で、こんなのもあるよ、という方がいたら、ぜひ教えてください。
記事へのコメントでも、Twitterのツイートでも。
【たすくま日記】29日目 たすくまとEvernoteを連携させて、振り返りに活用しよう
【たすくま日記】26日目 週末はたすくまを使うのが無理かも、と思った話
こんにちわ。はやおきよし(@hayaokiyoshi)です。
先日、最強のタスク管理システムなんて豪語しました。
でも、あえなく、この土日、撃沈しました。
私の週末の生活とタスク管理の相性が悪いみたい、という話をします。
続きを読む【たすくま日記】25日目 Dynalistをプロジェクト管理に使う方法を紹介します。
こんにちわ。はやおきよし(@hayaokiyoshi)です。
昨日の記事では、タスク管理システムの中でのGoogleカレンダーの使い方を紹介しました。
今日は、タスク管理の中で、Dynalistをどう使うか、紹介します。
Dynalistとは？
Dynalistは、本来アウトライナーといわれるアプリケーションです。
執筆するときに、アウトラインを定めながら書き進めていくときに重宝します。
Dynalistは、アウトライナーとしても、もちろん優秀です。
ただ、それ以上に活用できてしまいます。
それで、ライフハック界では、多くの人のお気に入りになっています。
たとえば、何が秀逸かというと
- なんでもメモできる。特に、無料の範囲でも、書き込む量に制限がない、というのはすばらしい。
- 階層化が簡単。アウトライナーですから、当たり前。でも、階層ごと移動することがスムーズで、びっくりします。
- タグ付け、時間の設定などができる。このへんが高機能です。特に時間を設定できるところが、タスク管理的にはとても便利。
Dynalistの守備範囲は、プロジェクト管理
では、タスク管理の中で、Dynalistはどの部分を担当していくことになるのでしょうか。
それは、プロジェクトの管理です。
いま自分はどんなプロジェクトに関わっていて、そこにはどんなタスクがあるのか、を把握することです。
よくありがちなのは、関わるプロジェクトが整理されていない、という状況です。
あのプロジェクト、このプロジェクト、あれも、これも、と焦りの原因になります。
どのプロジェクトで、自分が何を担当し、どんなタスクをするのか、とにかく記録されている必要があります。
そうでないと、全部頭で覚えていないといけないし、もしかして何かを忘れていないか、と絶えず不安に思うものです。
Dynalistでは、関わるプロジェクトを全部書き出し、それをさらに細分化していって、具体的なタスクの形に落とし込むことができます。
さらに、先程も書いたように、ひとつひとつのタスクに日時を設定できます。開始日、あるいは締切日として設定することが可能です。
もうひとつ特筆すべきことは、かんたんにメモを書き加えることができることです。内容についてでも、アイデアでも、連絡先でも、どんなことでもOKです。タスクにくっつけるメモを作成することができます。
Dynalistの具体的な活用方法
では、Dynalistを具体的にどう使うかを紹介します。
タスク管理用のファイルを作成
まず、一回きりの作業です。一番はじめに、タスク管理で扱うファイルを作成します。
プロジェクトの登録、タスクの作成
そのファイルの中に、自分が関わっているプロジェクトを、どんどんリストにしていきます。
仕事の中のプロジェクト、プライベートのプロジェクトなど分類したくなりますが、一覧性が大事なので、私は分類していません。20以上のプロジェクトが出てくるようなら、分類するのもいいかもしれません。
そして、プロジェクトの中に、自分がしなくてはいけないタスクを親タスクとして書き出します。さらに一つずつの親タスクについて、具体的に取り組む手順を子タスク、孫タスクとして書き出していきます。あんまり一生懸命に細分化していかなくてもOKです。
およそ、60分程度のタスクになったところで、行頭にチェックボックスを設定します。これで当面やるべきこととして、タスク化されました。
これからも、プロジェクトで進展があるたびに、Dynalistのリストを更新します。主な目的は、60分程度のタスクにまで落とし込むこと、具体的な取り組みの助けになる材料を全部メモにしておくことです。
タスクを終えたものは、チェックを入れて、実行済みにしておきましょう。
一週間のスケジューリングでの活用
一週間のスケジューリングをするときに、チェックボックスのついたタスクだけを表示させます。
その方法は、検索窓に is:checklist と打ち込んで検索するだけです。(この検索自体をブックマークしておくと便利)
今週取り組むべきタスクを、Googleカレンダーのほうで、プロジェクトに取り組む時間にあてはめていきます。
Dynalistを有料で使えば、この作業を自動化することができます。タスクに時刻を設定すると、Googleカレンダーに読み込まれるようになるからです。
無料で使う場合は、手動登録です。
カレンダーに登録するときに、Dynalistのタスクの個別リンクを取得しておきましょう。
このリンクをGoogleカレンダーのメモに追加しておきます。子タスクやメモなどを簡単に参照できるようになります。
Dynalistの使いこなし方は、まだまだたくさんあります。
たとえば、ショートカットキーの使い方や、タグの付け方などです。
このへんについては、またの機会に紹介することにします。
